Verfahrensbeschreibung Kassenbuch

1. Überblick

Diese Verfahrensbeschreibung gilt für Ihren Betrieb als Nutzer von Kassenbuch. Sie beschreibt die wichtigsten Abläufe von der Einrichtung bis zum Export für die Buchhaltung.

Kassenbuch dokumentiert Bargeld- und Kassenbewegungen — es ersetzt kein Kassensystem (POS/TSE).

• Terminal: Schnellbuchungen über Buchungsarten-Kacheln
• Chef-Bereich (PIN): Dashboard, Buchungen, Tagesabschluss, Export
• Jede Buchung erhält eine fortlaufende Buchungsnummer und einen laufenden Kassenstand

2. Einrichtung

• Tarif wählen und Betrieb anlegen
• Anfangsbestand Kasse einmalig im Chef-Bereich eintragen
• Buchungsarten und Differenzgründe prüfen (Systemliste, anpassbar)
• Zugangscode für Terminal-Geräte notieren

3. Empfohlener Tagesablauf

• Bargeld-Buchungen am Terminal oder im Chef-Bereich erfassen
• Reihenfolge am Tag prüfen, falls Saldo-Hinweis erscheint
• Kasse zählen und Tagesabschluss durchführen
• Bei Differenz: Korrektur mit Pflicht-Grund

Hinweis: Leere Tage (z. B. Urlaub): Ist = Soll ohne Buchungen — kein Korrekturbeleg nötig.

4. Tagesabschluss

• Soll = Kassenstand laut Buch vor dem Abschluss
• Ist = gezähltes Bargeld (Summen-Eingabe; ab Pro optional Zählhilfe)
• Differenz ≠ 0: automatische Korrekturbuchung mit dokumentiertem Grund
• Nach Abschluss: Tag als abgeschlossen markiert

5. Storno

• Kein Löschen — Storno erzeugt eine sichtbare Gegenbuchung
• Nur solange der Zeitraum nicht exportiert wurde
• Saldo wird neu berechnet; negativer Zwischenstand erfordert Bestätigung

6. Monatsabschluss und Export

• Chef → Export: Zeitraum Tag oder Monat wählen
• Vorschau mit Warnungen (offene Tage, negativer Saldo) — kein harter Block
• PDF-Export (Standard); nach Export ist der Zeitraum festgeschrieben
• Exportierte Archive beim Mandanten 10 Jahre aufbewahren (GoBD)

7. Erinnerungen

• Banner bei offenen Tagen (Terminal/Chef) — standardmäßig an
• Optional E-Mail an Kontakt-Adresse zu konfigurierbarer Uhrzeit
• Beides in Einstellungen abschaltbar

8. Zugriff und Protokoll

• Terminal: Zugangscode des Betriebs
• Chef-Bereich: zusätzliche PIN
• Wesentliche Aktionen werden im Audit-Protokoll dokumentiert
• Bei Kündigung: vollständigen Datenexport sichern, bevor das Abo endet

9. Abo und Kündigung

• Chef → Einstellungen → Abo & Organisation
• Kündigung mit Chef-PIN und E-Mail-Bestätigung; alternativ Footer „Verträge kündigen“
• Vor Abo-Ende: Export und Backup sichern