Kassensturz digital: Soll und Ist am Abend abstimmen

Viertel vor Mitternacht in einer Bar am Wochenende. Der letzte Gast hat gerade gezahlt, die Musik ist aus, jemand zieht die Schublade heraus. Kassensturz heißt in diesem Moment: zählen, was drin liegt, und es mit dem vergleichen, was die Buchungen des Tages eigentlich sagen sollten. Auf Papier verschwindet die Differenz meist in einer hingekritzelten Randnotiz. Digital bleibt sie sichtbar — Zählung, Sollwert und Begründung, alle drei zusammen. Kassenbuch auf kassen-buch.app ist genau für diesen Moment am Tresen gebaut.

Wie läuft ein digitaler Kassensturz ab?

Die Schublade wird gezählt, der Ist-Betrag eingetragen — dann steht er neben dem laufenden Saldo aus allen Buchungen des Tages: Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen, Wechselgeld. Passt beides nicht zusammen, wird die Abweichung nicht stillschweigend verrechnet, sondern mit einem Grund versehen. Mehr zum Abschluss insgesamt steht im Artikel Kassenabschluss-Software.

• Ein Kellner hat mittags zwanzig Euro Wechselgeld nachgelegt — der laufende Saldo zieht das automatisch mit, ohne dass jemand nachrechnet.
• Wer den Z-Bon lieber abtippt als schätzt, bekommt fertige Buchungsvorschläge zum Prüfen statt einer leeren Excel-Zeile.
• Ein Foto vom Bon ersetzt den Zettel, der morgen ohnehin in der Schublade verschwunden wäre.

Was tun bei Kassendifferenz?

Fehlen am Ende zwölf Euro, hilft kein Wegsehen: Der Grund gehört in die Buchung, nicht ins Gedächtnis, das nach zwei Wochen nichts mehr weiß. Ein Beleg oder ein Foto ergänzt die Erklärung. Wie sich Bar und unbar vom Z-Bon sauber trennen lassen, zeigt der Z-Bericht-Assistent.

Ersetzt der Kassensturz die Registrierkasse?

Nein — das verwechseln viele am Anfang. Die Registrierkasse mit TSE erfasst den Umsatz, der über die Theke geht. Der Kassensturz kümmert sich um das, was danach in der Schublade liegt oder eben fehlt. Die Abgrenzung erklärt Kassenbuch vs. Registrierkasse; wer den Z-Bon per E-Mail direkt in DATEV überführen will, findet den Weg unter Kassenbuch oder Kassenexport.

Der PDF-Kassenbericht gehört schon zum Standard-Tarif für 9,90 Euro im Monat dazu, der Z-Bericht-Assistent kommt ab Pro für 24,90 Euro, und wer den Buchungsstapel direkt für DATEV braucht, findet ihn im Premium-Tarif für 34,90 Euro.