Kassenbuch Vorlage Excel oder App? Vergleich statt Zettel

Montagmorgen, die Excel vom Wochenende öffnet sich mit drei Blättern und einer Differenz, die niemand erklären kann. Viele suchen dann eine Kassenbuch-Vorlage — kostenlos, vertraut, sofort tippbar. Die Frage ist nicht, ob eine Tabelle den Tag abbildet. Die Frage ist, ob sie am Prüftermin noch denselben Bestand erzählt, den die Schublade samstags wirklich hatte. Hier der Vergleich Vorlage gegen App, ohne die Registrierkasse zu ersetzen.

Gibt es eine kostenlose Kassenbuch-Vorlage?

Ja. Unter /verfahren#vorlagen liegt ein kostenloses Kassenbericht-Muster — zum Kennenlernen von Anfangsbestand, Bewegungen und Endbestand. Es eignet sich zum Ausprobieren der Logik. Es ersetzt keine durchgängige Kassenbuchführung: keine fortlaufende Nummer, kein Audit, kein Soll/Ist-Abschluss, der den nächsten Tag anschließt. Wer nur die Datei führt, rekonstruiert oft am Sonntag, was samstags in der Schublade lag.

Reicht Excel für eine GoBD-orientierte Kassenbuchführung?

Excel startet ohne Login und ohne Abo. Sobald mehrere Personen an der Schublade arbeiten, wird die Datei kopiert, überschrieben, per Chat verschickt. Leere Tage fehlen, Entnahmen landen als Kommentar, der Z-Bon wird irgendwo abgetippt. Bei Nachfrage fehlt die Kette: Wer hat wann welchen Betrag geändert? GoBD-orientiert heißt nachvollziehbar und festgeschrieben — nicht bearbeitbar ohne Spur. Grundlagen dazu: Digitales Kassenbuch online.

Was kann die App, was die Vorlage nicht kann?

Am Tablet bucht die Theke Einlage, Entnahme und Bareinkauf in dem Moment, in dem das Geld die Schublade verlässt. Der Chef-Bereich schließt den Tag mit gezähltem Ist gegen den Sollstand. PDF-Kassenbericht gibt es ab Standard für 9,90 Euro; der Z-Bericht-Assistent kommt ab Pro; DATEV bleibt Premium. Die Vorlage kennt keinen Z-Bon-Assistenten und keine Erinnerung an offene Tage. Wechselgeld und Entnahmen im Alltag: Wechselgeld im Kassenbuch buchen. Fehlt ein Beleg: Eigenbeleg ohne Login.

Wann reicht die Vorlage — und wann nicht?

Wer selten bar kassiert, kommt zeitweise mit dem Muster aus. Sobald täglich gezählt wird, Entnahmen den Saldo verschieben und die Kanzlei Abschlüsse will, trägt die Tabelle nicht mehr. Dann lohnt 14 Tage unter /start — Ergänzung zur Kasse, kein POS-Ersatz. Tagesabschluss im Detail: Kassenabschluss-Software. Was tun, wenn der Abschluss liegen blieb: Kassenabschluss vergessen.